Nghiệm thu đồ dùng, đồ chơi giao cho lớp mầm non là việc đối chiếu hàng thực nhận với báo giá hoặc hợp đồng theo năm bước: đếm đủ số lượng theo đúng đơn vị tính, đối chiếu quy cách, kiểm nhãn và giấy tờ chất lượng, kiểm an toàn theo nhóm tuổi của lớp, chạy thử, rồi lập biên bản ghi rõ phần đạt và phần không đạt. Chỉ ký nhận phần đạt; phần thiếu, phần lỗi ghi rõ hướng xử lý và thời hạn.
Ở nhiều trường, hàng về là được bê thẳng vào lớp, giáo viên mở ra dùng dần, đến khi phát hiện thiếu chi tiết hay có món lỗi thì đã quá hạn đổi. Nghiệm thu đúng cách tốn vài giờ nhưng tránh được nhiều tháng đôi co. Bài này dành cho người phụ trách cơ sở vật chất, hiệu trưởng, chủ nhóm trẻ và giáo viên nhận lớp, áp dụng cho đồ dùng, đồ chơi trong lớp; thiết bị sân chơi ngoài trời có cách nghiệm thu riêng.
Chuẩn bị trước buổi nghiệm thu
Buổi nghiệm thu suôn sẻ khi mọi thứ để đối chiếu đã có sẵn trên bàn trước khi hàng tới. Người phụ trách nên chuẩn bị:
- Bản báo giá, đơn đặt hàng hoặc hợp đồng đã chốt, in ra hoặc mở sẵn trên máy, có cột để đánh dấu đạt, không đạt.
- Ảnh hoặc mẫu đã duyệt nếu trước đó trường có xem mẫu.
- Một khoảng sàn trống, sạch, đủ rộng để bày hàng theo từng nhóm, không bày ngay trong lớp đang có trẻ.
- Thước dây, kéo, găng tay, túi zip để đựng chi tiết nhỏ khi đếm.
- Thành phần tham gia: người phụ trách mua sắm hoặc cơ sở vật chất, giáo viên lớp sẽ dùng, đại diện người bán nếu họ giao trực tiếp. Với đơn lớn có đóng góp của cha mẹ, có thể mời đại diện ban cha mẹ cùng chứng kiến.
- Mẫu biên bản để điền ngay tại buổi nghiệm thu, không để làm sau.
Nên hẹn giờ nghiệm thu vào lúc trẻ đã ngủ trưa hoặc sau giờ đón, để giáo viên có thể tập trung. Nếu hàng giao qua đơn vị vận chuyển và người bán không có mặt, trường vẫn nghiệm thu nội bộ, quay video lúc mở các thùng, rồi gửi kết quả cho người bán.
Năm bước nghiệm thu tại chỗ
Làm lần lượt từng bước, xong bước nào ghi vào biên bản bước đó. Không mở toàn bộ hàng ra cùng lúc vì dễ lẫn chi tiết giữa các bộ:
- Đếm số lượng theo đúng đơn vị tính trên đơn: bộ là bộ, cái là cái, hộp là hộp. Đếm cả số kiện, số thùng so với phiếu giao.
- Đối chiếu quy cách: tên hàng, mã, màu, kích thước, chất liệu, số chi tiết trong một bộ. Đo ngẫu nhiên vài món bằng thước dây, so với con số trong báo giá.
- Kiểm nhãn và giấy tờ: nhãn hàng hoá, độ tuổi khuyến cáo, cảnh báo, dấu hợp quy với đồ chơi; nhận bản sao chứng nhận hợp quy, phiếu bảo hành, hướng dẫn sử dụng.
- Kiểm an toàn theo nhóm tuổi của lớp sẽ dùng: chi tiết nhỏ với lớp nhà trẻ, cạnh sắc, dằm gỗ, sơn bong, mùi hắc, chi tiết lỏng, ngăn pin có vít.
- Chạy thử: đồ chơi có cơ cấu, có pin bấm thử từng chức năng; đồ cần lắp ráp lắp thử một bộ mẫu, lắc kiểm độ chắc.
Với món nào không đạt ở bước nào, tách riêng ra một góc, dán giấy ghi lý do, chụp ảnh. Không để lẫn món không đạt với món đã kiểm xong.
Giáo viên lớp nên được giao riêng bước bốn. Cùng một bộ đồ chơi, giáo viên lớp nhà trẻ sẽ để ý những thứ mà người phụ trách mua sắm dễ bỏ qua: viên nào nhỏ quá, chi tiết nào trẻ hai tuổi cạy ra được, dây nào đủ dài để quấn cổ. Ý kiến của giáo viên nên được ghi vào biên bản như một phần của kết quả kiểm.
Lô hàng lớn: kiểm mẫu ngẫu nhiên thế nào cho đủ tin
Không phải lô hàng nào cũng mở được từng bộ để đếm từng chi tiết. Với lô đồ chơi đóng hộp nhiều bộ giống nhau, trường có thể kiểm theo cách lấy mẫu: đếm đủ số hộp, xem ngoài tất cả các hộp, rồi mở ngẫu nhiên một số hộp để kiểm kỹ bên trong. Ví dụ giả định: lô ba mươi bộ xếp hình giống nhau, mở ngẫu nhiên năm bộ ở các thùng khác nhau, đếm chi tiết, kiểm an toàn.
Nếu tất cả các bộ mẫu đều đạt, trường có cơ sở để nhận cả lô, đồng thời ghi rõ trong biên bản là kiểm theo mẫu và giữ quyền báo lỗi khi mở các bộ còn lại trong thời hạn thoả thuận. Nếu có một bộ mẫu không đạt, nên mở thêm nhiều bộ nữa để biết lỗi là cá biệt hay cả lô. Lỗi lặp lại ở nhiều bộ thì đề nghị người bán kiểm lại toàn bộ lô hoặc đổi lô khác.
Cách chọn mẫu cũng quan trọng. Lấy hộp ở trên cùng của thùng đầu tiên là cách dễ nhất nhưng ít đại diện nhất. Nên lấy từ nhiều thùng, nhiều vị trí trong thùng. Hộp nào có dấu bị móp, ướt, rách thì luôn được mở kiểm, không tính vào số mẫu ngẫu nhiên. Các bộ đã mở để kiểm mẫu nên được đóng gói lại cẩn thận, đánh dấu đã kiểm, để nếu cần trả cả lô thì người bán vẫn nhận lại được hàng đủ bộ, không thất lạc chi tiết.
Bảng kiểm theo nhóm hàng thường mua cho lớp
Mỗi nhóm hàng có những chỗ hay lỗi riêng. Bảng dưới gợi ý điểm cần nhìn nhất khi nghiệm thu:
| Nhóm hàng | Điểm kiểm chính | Lỗi thường gặp |
|---|---|---|
| Đồ chơi lắp ghép, xếp hình | Đủ số chi tiết mỗi bộ, khớp ghép vừa, không mảnh vỡ | Thiếu chi tiết, mảnh lệch khuôn, khớp quá chặt hoặc quá lỏng |
| Đồ chơi gỗ, giáo cụ | Bề mặt nhẵn, góc bo, sơn đều, không mùi | Dằm gỗ, nứt chân chim, sơn bong ở cạnh |
| Đồ dùng vẽ, nặn | Nhãn chất liệu, độ tuổi, hạn dùng nếu có, đóng gói kín | Đất nặn khô cứng, màu nước rò rỉ, thiếu màu trong hộp |
| Thảm, đệm, nệm | Kích thước, độ dày, mép may, mùi | Mỏng hơn báo giá, mùi xốp nồng, mép bung chỉ |
| Đồ chơi chạy pin, nhạc cụ điện tử | Chạy đủ chức năng, âm lượng, ngăn pin có vít | Không lên nguồn, loa rè, nắp pin mở bằng tay |
| Đồ dùng sinh hoạt: bát, cốc, khăn | Đúng chất liệu, đủ số, không nứt mẻ | Lẫn mẫu, thiếu số, cạnh sắc ở vành |
Bàn ghế, kệ, tủ cá nhân là nhóm đồ có tiêu chí kiểm riêng về kích thước theo tuổi và độ vững, nên dùng bảng kiểm chi tiết hơn của nhóm nội thất lớp học. Ở đây chỉ cần kiểm đủ số, đúng mẫu, không trầy vỡ khi giao.
Biên bản nghiệm thu: ghi gì để có giá trị
Thông tin chung. Ngày, giờ, địa điểm, thành phần tham gia có chức vụ, căn cứ là báo giá hay hợp đồng nào, số hoá đơn hoặc phiếu giao.
Danh mục từng dòng. Mỗi dòng hàng ghi số lượng theo đơn, số lượng thực nhận, số lượng đạt, số lượng không đạt. Không gộp chung kiểu "nhận đủ hàng".
Mô tả lỗi cụ thể. Dòng nào không đạt ghi rõ lỗi gì, ở bao nhiêu món, kèm số ảnh chụp tương ứng. Ví dụ: "Hai bộ xếp hình thiếu chi tiết; một hộp màu nước rò rỉ."
Hướng xử lý và thời hạn. Người bán đổi, bổ sung hay giảm trừ; trong bao nhiêu ngày; trường giữ hàng lỗi hay trả lại ngay.
Ghi chú về cách kiểm. Kiểm toàn bộ hay kiểm theo mẫu, và quyền báo lỗi phát sinh khi mở phần chưa kiểm trong thời hạn nào.
Chữ ký các bên. Đại diện trường, giáo viên nhận, đại diện người bán nếu có mặt. Khi người bán vắng mặt, gửi bản chụp biên bản cho họ ngay trong ngày và lưu lại tin nhắn xác nhận.
Hàng không đạt: trả lại, đổi, hay nhận có điều kiện
Không phải lỗi nào cũng dẫn tới trả hàng. Trường cần phân biệt lỗi an toàn với lỗi không ảnh hưởng an toàn. Lỗi an toàn như chi tiết nhỏ rơi ra ở đồ cho lớp nhà trẻ, cạnh sắc, dằm gỗ, ngăn pin không vít, mùi hắc nồng thì không nhận, không đưa vào lớp dù người bán hứa sẽ đổi sau. Món đó để riêng, dán nhãn không đạt, chờ người bán đến lấy hoặc gửi trả.
Lỗi không ảnh hưởng an toàn như lệch màu nhẹ, hộp móp nhưng hàng bên trong nguyên vẹn, thiếu một tờ hướng dẫn có thể nhận có điều kiện. Biên bản ghi rõ trường đồng ý nhận với điều kiện gì: người bán gửi bổ sung hướng dẫn trong bao nhiêu ngày, hay giảm trừ một phần giá trị dòng hàng đó theo thoả thuận. Điều kiện nào cũng phải ghi thành chữ, không thoả thuận miệng.
Với thiếu số lượng, trường chỉ nhận và chỉ thanh toán phần thực nhận đạt. Phần thiếu ghi thời hạn giao bù. Khi hàng bù về, làm một biên bản nghiệm thu bổ sung ngắn, dẫn chiếu tới biên bản lần đầu. Như vậy bộ chứng từ của đơn hàng khép lại đầy đủ, kế toán đối chiếu hoá đơn với tổng số lượng thực nhận của các lần không bị lệch.
Sau khi ký: từ kho vào lớp
Hàng đã nghiệm thu đạt mới được ghi vào sổ theo dõi đồ dùng, thiết bị của trường và bàn giao cho lớp. Mỗi lần bàn giao nên có phiếu ghi lớp nào nhận món gì, số lượng bao nhiêu, ai nhận. Cách ghi sổ, đánh mã tài sản và theo dõi hao hụt cả năm thuộc phần quản lý danh mục thiết bị của trường; ở bước này chỉ cần chắc chắn mọi món ra khỏi kho đều đã qua nghiệm thu.
Trước khi đưa cho trẻ dùng, đồ chơi mới nên được rửa hoặc lau theo chất liệu, tháo hết bao bì, túi nilon, dây buộc, tem nhãn tạm dễ bóc. Giáo viên đọc hướng dẫn sử dụng, đặc biệt với đồ có cơ cấu, có pin, có độ tuổi khuyến cáo khác nhau giữa các bộ. Món chỉ dành cho lớp mẫu giáo lớn không được để lẫn vào kệ của lớp nhà trẻ.
Tuần đầu đưa vào dùng là giai đoạn lộ lỗi. Giáo viên ghi lại món nào hỏng sớm, rơi chi tiết, trẻ dùng sai cách vì thiết kế không hợp. Những ghi chép này vừa để báo người bán trong thời hạn bảo hành, vừa để lần mua sau trường chọn tốt hơn. Một cuốn sổ nhỏ đặt ở kệ mỗi lớp là đủ cho việc này.
Câu hỏi thường gặp
Người giao hàng không chờ được để nghiệm thu thì làm thế nào?
Trường ký nhận số kiện, số thùng và tình trạng bên ngoài trên phiếu giao, ghi thêm "chưa kiểm hàng bên trong". Sau đó nghiệm thu nội bộ, quay video mở thùng và gửi biên bản, ảnh lỗi cho người bán trong ngày.
Có nhất thiết phải mời đại diện cha mẹ học sinh tham gia nghiệm thu không?
Không bắt buộc với mọi đơn. Với đồ mua bằng khoản đóng góp của cha mẹ hoặc đơn có giá trị lớn, mời đại diện cha mẹ chứng kiến giúp việc mua sắm minh bạch và cha mẹ yên tâm hơn về chất lượng đồ dùng của con.
Nghiệm thu xong mới phát hiện lỗi thì còn đòi được không?
Được, nếu còn trong thời hạn đổi trả hoặc bảo hành đã thoả thuận, và lỗi thuộc về hàng hoá. Biên bản có ghi kiểm theo mẫu và giữ quyền báo lỗi sẽ giúp trường có căn cứ rõ hơn.
Ai trong trường nên phụ trách nghiệm thu?
Thường là người phụ trách cơ sở vật chất hoặc người được hiệu trưởng giao, cùng giáo viên sẽ trực tiếp dùng món đồ. Giáo viên hiểu trẻ trong lớp nên phát hiện những điểm không hợp với lứa tuổi mà người ngoài khó thấy.
Hàng đúng mẫu nhưng màu khác báo giá có nên nhận không?
Nếu màu không ảnh hưởng tới công dụng và an toàn, trường có thể nhận và ghi rõ vào biên bản. Nếu màu là yêu cầu quan trọng, như bộ đồ dùng phân loại theo màu, thì ghi không đạt và đề nghị đổi.
Đồ chơi không có chứng nhận hợp quy khi nghiệm thu thì xử lý ra sao?
Đề nghị người bán cung cấp bản sao giấy tờ hợp quy của sản phẩm. Chưa có thì tạm chưa đưa vào lớp, ghi vào biên bản và đặt thời hạn bổ sung. Người bán không cung cấp được thì trả lại.