Sổ theo dõi thiết bị của lớp mầm non là bảng ghi từng món đồ dùng, đồ chơi, thiết bị lớp đang quản lý: tên, mã, số lượng, ngày nhận, nguồn, nơi cất, tình trạng và các lần sửa, chuyển, thanh lý. Giáo viên đứng lớp giữ sổ của lớp, người phụ trách thiết bị của trường giữ sổ tổng; sổ được cập nhật mỗi khi có đồ vào, ra hoặc đổi tình trạng, không đợi đến kỳ kiểm kê.
Một cuốn sổ đơn giản nhưng ghi đều đặn làm nhẹ đi hầu hết các việc khác trong chuyên mục này: kiểm kê đầu năm, lập danh sách bổ sung, bàn giao lớp, thanh lý. Bài này đưa ra mẫu cột, cách đánh mã đồ, các thời điểm phải ghi, cách chọn giữa sổ giấy và bảng tính, và quan hệ giữa sổ của lớp với sổ sách tài sản của trường.
Sổ của lớp khác sổ tài sản của trường ở đâu
Trường mầm non, nhất là trường công lập, có hệ thống sổ sách tài sản theo chế độ quản lý tài sản và kế toán áp dụng cho đơn vị. Sổ đó do bộ phận kế toán hoặc người được giao quản lý, ghi theo nhóm tài sản, giá trị, nguồn kinh phí. Giáo viên không cần, và thường không nên, tự làm phần việc kế toán đó.
Sổ của lớp có mục đích khác: giúp cô biết lớp mình đang có gì, ở đâu, tình trạng ra sao. Nó chi tiết hơn về vị trí và tình trạng, ít chi tiết hơn về giá trị. Một bộ đồ chơi xây dựng trong sổ kế toán có thể chỉ là một dòng; trong sổ của lớp, cô cần biết bộ đó còn đủ chi tiết không, cất ở kệ nào, lần cuối vệ sinh khi nào.
Hai sổ phải khớp nhau ở những điểm chính: tên món, số lượng, mã nếu trường dùng mã. Khi có đồ mới về, chuyển lớp hay thanh lý, cả hai sổ cùng được cập nhật. Cách đơn giản nhất là người phụ trách thiết bị của trường đưa cho mỗi lớp bản trích phần đồ được giao, cô ghi thêm các cột phục vụ việc hằng ngày.
Các cột nên có trong sổ của lớp
Không có mẫu sổ duy nhất cho mọi trường; nếu trường đã có mẫu thì theo mẫu đó. Nếu chưa, các cột dưới đây đủ cho phần lớn nhu cầu của một lớp:
| Cột | Ghi gì | Ví dụ giả định |
|---|---|---|
| Mã | Mã của trường hoặc mã lớp tự đặt | GD-03 (góc gia đình, món thứ ba) |
| Tên món | Tên chung, khớp với danh mục nếu có | Bộ đồ chơi nấu ăn |
| Số lượng, đơn vị | Số bộ, số chiếc; bộ thì ghi số chi tiết | 2 bộ, mỗi bộ 24 chi tiết |
| Ngày nhận, nguồn | Mua mới, chuyển từ lớp khác, được tặng | Tháng 8, mua đợt một |
| Nơi cất | Góc, kệ, ngăn | Kệ góc gia đình, ngăn dưới |
| Tình trạng | Theo các mức trường thống nhất | Dùng tốt |
| Lịch sử | Ngày sửa, ngày thiếu chi tiết, ngày chuyển | Tháng 11 mất 3 chi tiết |
| Ghi chú an toàn | Món có pin, chi tiết nhỏ, cần cất cao | Không cho lớp nhà trẻ mượn |
Cột "Lịch sử" thường bị bỏ trống vì cô nghĩ chỉ cần biết tình trạng hiện tại. Nhưng khi một món hỏng đi hỏng lại, chính cột này cho thấy nên sửa tiếp hay thay hẳn, và cung cấp lý do cụ thể khi đề nghị thanh lý.
Cột "Ghi chú an toàn" không có trong phần lớn mẫu sổ tài sản nhưng rất hữu ích ở trường mầm non, nhất là khi đồ được mượn qua lại giữa các lớp khác nhóm tuổi.
Đánh mã và đánh dấu đồ: đơn giản mà bền
Mã theo góc hoặc theo nhóm. Hai ba chữ cái chỉ góc hoặc nhóm đồ, cộng số thứ tự. Mã ngắn dễ viết lên đồ và dễ nhớ hơn mã dài theo hệ thống kế toán; nếu trường đã có mã tài sản thì ghi thêm cả hai.
Đánh dấu ở chỗ khuất. Viết bút dầu hoặc dán nhãn ở mặt dưới, mặt sau, nơi trẻ không bóc được và không nhìn thấy khi chơi. Nhãn dán bị bóc ra là chi tiết nhỏ trẻ có thể ngậm.
Bộ nhiều chi tiết thì đánh dấu hộp. Không đánh mã từng hạt, từng khối. Ghi số chi tiết vào sổ và dán ảnh bộ đầy đủ ở mặt trong nắp hộp.
Ảnh chụp từng kệ. Mỗi kệ một ảnh lúc đầy đủ, lưu cùng sổ. Khi dọn cuối ngày hay kiểm kê, so ảnh là thấy thiếu.
Đồ của trẻ mang từ nhà không vào sổ lớp. Balo, bình nước, gối của trẻ là đồ của gia đình, ghi tên theo cách riêng. Trộn vào sổ lớp làm sổ rối và dễ nhầm khi trả.
Những lúc phải cập nhật sổ
Sổ chỉ có ích khi được ghi đúng lúc. Các thời điểm sau nên ghi ngay trong ngày, không để dồn:
- Nhận đồ mới, kể cả đồ được tặng, ghi ngay khi đã kiểm và trước khi đưa lên kệ.
- Cho mượn hoặc mượn đồ của lớp khác, phòng dùng chung: ghi người mượn, ngày mượn, ngày trả.
- Phát hiện hỏng hoặc thiếu chi tiết: ghi ngày, tình trạng, đã báo ai.
- Sửa xong: ghi ngày, ai sửa, tình trạng sau sửa.
- Ngừng dùng chờ thanh lý: ghi ngày, nơi cất tạm.
- Thanh lý xong: ghi ngày, số quyết định hoặc biên bản nếu có, gạch khỏi danh sách đang dùng.
- Kiểm kê đầu năm, cuối năm: ghi kết quả và chữ ký.
Nếu việc ghi ngay quá khó trong giờ có trẻ, cô có thể dùng một tờ ghi chép tạm dán trong tủ, cuối ngày chép vào sổ. Điều quan trọng là không để một tuần trôi qua mới nhớ lại.
Với đồ mượn, nên có hạn trả cụ thể ngay khi ghi. Món mượn không có hạn trả thường ở lại lớp mượn đến cuối năm, và lớp cho mượn quen dần với việc thiếu nó, đến lúc kiểm kê mới thành câu hỏi không ai trả lời được.
Sổ giấy hay bảng tính: chọn theo người dùng
Cả hai cách đều dùng được, và nhiều trường dùng kết hợp. Bảng dưới so sánh để bạn chọn cách hợp với lớp mình:
| Tiêu chí | Sổ giấy | Bảng tính dùng chung |
|---|---|---|
| Ghi nhanh trong lớp | Thuận, cô ghi ngay tại chỗ | Cần điện thoại hoặc máy tính, khó trong giờ có trẻ |
| Tìm kiếm, lọc | Phải lật từng trang | Lọc theo góc, tình trạng trong vài giây |
| Tổng hợp toàn trường | Phải chép lại | Gộp nhiều lớp dễ dàng |
| Lưu dấu vết, chữ ký | Có chữ ký tay, khó sửa lén | Cần quy định ai được sửa, lưu lịch sử chỉnh sửa |
| Rủi ro | Rách, ướt, thất lạc | Mất quyền truy cập, sửa nhầm, chia sẻ sai người |
Một cách kết hợp hay dùng: cô ghi tờ tạm hoặc sổ giấy trong lớp, người phụ trách thiết bị cập nhật bảng tính tổng mỗi tuần. Bảng tính nên giới hạn quyền sửa, và biên bản kiểm kê có chữ ký vẫn nên có bản giấy.
Dù chọn cách nào, hãy giữ cùng một bộ cột cho mọi lớp trong trường. Khi các lớp ghi theo cùng khuôn, việc gộp kết quả kiểm kê, tìm lớp thừa để điều chuyển cho lớp thiếu, hay lập danh sách mua chung trở nên nhanh hơn rất nhiều.
Bàn giao khi đổi giáo viên hoặc đổi lớp
Sổ theo dõi phát huy nhiều nhất trong lúc bàn giao. Khi cô chuyển lớp, nghỉ dài ngày hoặc lớp được ghép, việc bàn giao nên đi theo các bước:
- Cô đang giữ lớp cập nhật sổ đến ngày bàn giao, ghi rõ món đang cho mượn, đang chờ sửa.
- Hai cô cùng đi theo từng góc, đối chiếu sổ với đồ thật.
- Món lệch giữa sổ và thực tế được ghi chú ngay, không để "tính sau".
- Hai bên ký vào trang bàn giao, có người phụ trách thiết bị chứng kiến nếu trường quy định.
- Cô nhận lớp giữ sổ từ đó, mọi thiếu hụt phát hiện sau được tính từ ngày nhận.
Bàn giao có sổ giúp cả hai cô yên tâm: cô cũ không bị hỏi về món đã thiếu từ trước, cô mới biết chính xác mình nhận những gì. Không có sổ, bàn giao thường chỉ là "lớp vẫn như cũ", và mọi chuyện vướng mắc về sau đều khó làm rõ. Trang bàn giao có chữ ký nên được giữ trong sổ, không tách rời.
Những lỗi làm sổ mất tác dụng
Nhiều lớp có sổ nhưng sổ không giúp được gì. Thường là vì một trong những lỗi sau:
- Sổ chỉ ghi lúc đầu năm, cả năm không cập nhật, đến kiểm kê thì lệch hoàn toàn.
- Ghi tình trạng tuỳ hứng ("tạm", "hơi cũ"), mỗi người hiểu một kiểu.
- Không ghi nơi cất, sổ biết lớp có món đó nhưng không ai biết nó ở đâu.
- Bộ nhiều chi tiết chỉ ghi số hộp, không ghi số chi tiết, nên bộ thiếu nửa vẫn được tính là đủ.
- Đồ được tặng không vào sổ vì "không phải trường mua".
- Đồ thanh lý không được gạch, sổ mang theo những món đã không còn từ nhiều năm.
- Sổ để ở nơi chỉ một người biết, người đó nghỉ là cả lớp không tìm thấy.
Phần lớn lỗi trên sửa được bằng một quy ước nhỏ của tổ chuyên môn: mức tình trạng thống nhất, cột nơi cất bắt buộc, và một lần soát sổ ngắn giữa năm. Tổ trưởng chuyên môn có thể xem sổ của từng lớp trong buổi sinh hoạt tổ, mỗi lớp vài phút, đủ để phát hiện sổ nào đã bị bỏ quên.
Giữ chứng từ: phần nào ở lớp, phần nào ở trường
Mỗi lần nhận đồ thường có chứng từ đi kèm: biên bản giao nhận, phiếu xuất kho của trường, giấy bảo hành, hướng dẫn sử dụng. Chứng từ mua sắm và hoá đơn do bộ phận phụ trách mua sắm, kế toán của trường giữ. Lớp nên giữ bản sao hoặc ít nhất ghi số chứng từ vào cột ghi chú, để khi cần bảo hành hay đối chiếu có thể tìm nhanh.
Giấy bảo hành và hướng dẫn sử dụng nên được giữ ở nơi cố định của lớp, ví dụ một bìa hồ sơ trong tủ có khoá. Với đồ cần lắp đặt, kệ ghim tường, đồ vận động, hướng dẫn còn cho biết cách kiểm định kỳ và tải trọng cho phép, là thông tin cô cần khi có thắc mắc về an toàn.
Khi một món được thanh lý, ghi số biên bản hoặc quyết định vào sổ của lớp, rồi chuyển phần giấy tờ liên quan của món đó về nơi trường lưu. Sổ lớp không cần giữ mãi chứng từ của những món đã không còn. Nhưng dòng của món đó trong sổ nên giữ lại, gạch ngang và ghi ngày thanh lý, thay vì xoá hẳn, để lịch sử của lớp còn đọc được.
Câu hỏi thường gặp
Giáo viên mầm non có bắt buộc phải giữ sổ thiết bị của lớp không?
Tuỳ quy định của từng trường. Nhiều trường giao cho giáo viên quản lý đồ dùng của lớp và yêu cầu có sổ hoặc bảng theo dõi. Kể cả khi không bắt buộc, một sổ đơn giản giúp cô kiểm kê, bàn giao và đề nghị bổ sung dễ hơn nhiều.
Sổ của lớp có cần ghi giá trị tiền của từng món không?
Thường không cần. Giá trị tài sản thuộc sổ sách của bộ phận kế toán. Sổ lớp tập trung vào món gì, bao nhiêu, ở đâu, tình trạng ra sao. Nếu trường yêu cầu ghi giá trị thì theo mẫu của trường.
Đồ chơi được ba mẹ tặng có phải ghi vào sổ không?
Nên ghi. Đồ tặng đã là đồ của lớp, mọi trẻ dùng chung, cần được kiểm an toàn, theo dõi tình trạng và thanh lý như đồ khác. Ghi nguồn là "được tặng" và ngày nhận, theo cách trường quy định với đồ tài trợ.
Học liệu tiêu hao như giấy, màu có ghi vào sổ thiết bị không?
Không ghi chung với thiết bị dùng lâu. Nên có một bảng tồn kho riêng cho học liệu tiêu hao, ghi số nhận, số đã dùng theo tháng và số còn lại, để dự trù đợt mua sau.
Sổ bị mất hoặc hư thì làm lại thế nào?
Báo người phụ trách thiết bị, lấy bản trích sổ tổng của trường làm khung, rồi kiểm kê lại toàn bộ lớp theo từng góc. Lần làm lại này nên có hai người và có chữ ký. Sau đó nên lưu thêm một bản chụp hoặc bảng tính để tránh mất lần nữa.
Bao lâu nên soát sổ một lần ngoài kiểm kê?
Một lần soát ngắn giữa năm học là hợp lý, xem sổ có khớp thực tế không, có món mượn quá hạn chưa trả không. Ngoài ra mỗi lần có đợt mua, chuyển lớp hay thanh lý đều là dịp kiểm tra lại các dòng liên quan.